13 Set App e monitoraggio dei lavoratori: ciò che devi sapere

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Introduzione: Il Controllo dei Dipendenti nell’Era Digitale

Nell’attuale panorama lavorativo italiano, il monitoraggio dei dipendenti attraverso app e tecnologie digitali è diventato un tema centrale. Questa pratica solleva importanti questioni relative al rispetto della privacy, della legalità e dell’etica sul posto di lavoro, richiedendo un’attenta valutazione da parte delle aziende.

Normativa Italiana sul Controllo a Distanza: Lo Statuto dei Lavoratori

L’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori rappresenta il cardine normativo per il monitoraggio dei lavoratori in Italia. Tale normativa stabilisce regole precise per l’utilizzo di strumenti che possono monitorare l’attività dei dipendenti.

Punti Chiave della Normativa Italiana:

• Regolamentazione stringente per dispositivi di controllo audiovisivo e altri strumenti di monitoraggio.
• Utilizzo consentito solo per esigenze organizzative, produttive, di sicurezza o tutela del patrimonio aziendale.
• Necessità di accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro per l’installazione.
• Eccezioni per strumenti di lavoro e rilevazione presenze.

Strumenti di Lavoro o Sistemi di Sorveglianza? Il Dilemma delle Aziende Italiane

La distinzione tra legittimi strumenti di lavoro e sistemi di sorveglianza rappresenta una sfida cruciale per le imprese italiane. Molte app infatti presentano funzionalità che non consentono una loro classificazione nell’ambito di semplici strumenti di lavoro.

Criteri di Valutazione per le Aziende

Dinanzi ad una nuova app da introdurre in azienda, il datore di lavoro dovrà analizzare in profondità i seguenti aspetti:

• Finalità principale dell’app o dello strumento
• Tipologia e dettaglio dei dati raccolti
• Presenza di funzioni di monitoraggio in tempo reale
• Potenziale di profilazione individuale dei lavoratori

App aziendali conformi all’art. 4 Statuto dei Lavoratori: guida ed esempi 2024

Quali sono, dunque, le app conformi alla normativa vigente?

Un’app di geolocalizzazione per corrieri attiva solo durante le consegne è un esempio di conformità, come confermato dall’INL.

Anche le app per gestione presenze e accesso sicuro ai sistemi aziendali sono generalmente accettabili.

Attenzione però: app che tracciano costantemente i dipendenti violano la privacy. Né il consenso del dipendente interessato è la soluzione: infatti il consenso del dipendente difficilmente può considerarsi libero.

Le indicazioni dell’INAIL nella nota 9728/2019

Interpellata da un’azienda di logistica che aveva sviluppato un’app per migliorare l’efficienza e la sicurezza delle consegne, l’Ispettorato del Lavoro ha richiesto che l’app soddisfacesse le seguenti prescrizioni:

• Informativa ai lavoratori: necessità di un’informativa dettagliata ai lavoratori, con precise spiegazioni in ordine al funzionamento dell’app, i controlli effettuati e le finalità del trattamento dei dati, in linea con l’art. 4 della L. n. 300/1970.
• Geo-localizzazione: L’app doveva limitare l’attivazione della geo-localizzazione solo durante le consegne e in caso di emergenze, evitando una sorveglianza continua sui dipendenti.
• Tracciamento degli accessi: L’accesso ai dati doveva essere tracciato, con log di accesso conservati per un periodo adeguato, garantendo trasparenza e responsabilità nell’uso delle informazioni.
• Conservazione dei dati: I dati dovevano essere conservati solo per il tempo necessario agli scopi per cui sono stati raccolti, evitando una retention eccessiva.
• Controlli dell’Ispettorato: L’INL si riservava, comunque, il diritto di effettuare controlli per garantire che l’app venisse utilizzata in conformità con le normative sulla protezione dei dati personali e le specifiche tecniche fornite dall’azienda.

Il parere del Garante del 10.10.2016

Inevitabilmente anche il Garante per la protezione dei dati personali ha avuto modo di occuparsi dell’argomento. In particolare il Garante si è occupato, in sede di interpello preventivo, di un’applicazione mobile finalizzata alla rilevazione delle presenze dei lavoratori, stabilendo:

• il divieto di conservazione delle coordinate geografiche
• l’obbligo di mostrare un’icona quando la localizzazione è attiva
• la cancellazione immediata dei dati di localizzazione dopo la timbratura
• La necessità di un’informativa dettagliata ai dipendenti
• La designazione di responsabili del trattamento e l’adozione di misure di sicurezza

App di monitoraggio produttività: serve l’autorizzazione?

Le aziende possono usare app per monitorare la produttività dei dipendenti?

La risposta non può essere sbrigativa. Queste app, infatti, richiedono l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro o un accordo sindacale.

Perché?

Non sono considerate “strumenti di lavoro” in senso stretto, essendo piuttosto strumenti di controllo, potenzialmente invasivi della privacy.

In un caso sottoposto al parere preventivo del Garante della Privacy (provvedimento del 30 novembre 2017 doc.web 7522639) è stata analizzata un’applicazione mobile in dotazione ai dipendenti incaricati della verifica della qualità della distribuzione di materiale pubblicitario.

La particolarità virtuosa di questo sistema, rilevata dal Garante, consisteva nel fatto che la geolocalizzazione venisse attivata solo su iniziativa del dipendente, il quale aveva pieno controllo sui dati inviati.

I dati dei dipendenti, inoltre, venivano inoltre pseudoanonimizzati e ciò aveva riscosso l’apprezzamento dello stesso Garante.

Il Garante Privacy, fermo restando che l’applicazione mobile non rientrasse nella categoria degli strumenti di lavoro, richiedendosi pertanto l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro, ha valutato che il trattamento dei dati tramite la “geolocalizzazione dei dipendenti” in questo caso fosse conforme alla normativa vigente.

Tale trattamento, infatti, da una parte era finalizzato a migliorare l’efficienza organizzativa e produttiva dell’azienda, dall’altra evitava il monitoraggio della prestazione lavorativa in tempo reale.

Per quanto riguarda i principi di “necessità e proporzionalità” il trattamento dei dati prevedeva, inoltre, una conservazione limitata dei dati per un massimo di 10 giorni, seguita da un processo di anonimizzazione.

Ciò garantiva che i dati personali dei dipendenti non venissero conservati oltre il tempo necessario.

Il Garante, infine, ha disposto che eventuali fotografie scattate dai dipendenti durante i controlli non dovessero rivelare dati personali di terzi, come nomi o indirizzi.

Misure di sicurezza per la tutela dei diritti

Per garantire il rispetto della privacy dei dipendenti, è necessario implementare specifiche misure di sicurezza:

In ordine alla configurazione dei dispositivi mobili

• Autenticazione sicura: i dipendenti devono accedere ai dispositivi mobili tramite sistemi di autenticazione robusti, come password complesse o autenticazione a due fattori.
• Blocco automatico: il dispositivo deve essere impostato per bloccarsi automaticamente dopo un periodo di inattività, riducendo il rischio di accessi non autorizzati.
• Criptazione dei dati: i dati sensibili presenti sul dispositivo (compresi i messaggi di posta elettronica e i documenti aziendali) devono essere crittografati per evitare che, in caso di smarrimento o furto del dispositivo, possano essere facilmente letti da soggetti non autorizzati.

Gestione remota

I dispositivi mobili devono essere gestiti da remoto dall’azienda attraverso software di Mobile Device Management (MDM). Questo consente di:

• Cancellare i dati da remoto: in caso di smarrimento o furto del dispositivo, l’azienda può cancellare in remoto tutte le informazioni sensibili contenute nel dispositivo.
• Bloccare o disabilitare il dispositivo: l’azienda può bloccare l’accesso o disattivare il dispositivo se necessario, garantendo che i dati non siano compromessi.

GDPR e Protezione dei Dati: Impatto sul Monitoraggio dei Dipendenti in Italia

Oltre allo Statuto dei Lavoratori, le aziende devono considerare il GDPR nel contesto del monitoraggio dei dipendenti. Questo regolamento impone obblighi specifici per la raccolta e il trattamento dei dati personali dei lavoratori.

Adempimenti GDPR per le Aziende

• Esecuzione di una Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA)
• Identificazione di una base giuridica valida per il trattamento
• Applicazione dei principi di minimizzazione e limitazione delle finalità
• Trasparenza nelle informazioni fornite ai dipendenti

Best Practice per il Monitoraggio

Per garantire la conformità normativa e il rispetto dei diritti dei lavoratori, le aziende italiane dovrebbero adottare le seguenti pratiche:

• Valutazione di Necessità: Analizzare attentamente l’effettiva necessità del monitoraggio.
• Conformità Normativa: Ottenere le necessarie approvazioni sindacali o autorizzazioni amministrative.
• DPIA: Condurre una valutazione d’impatto approfondita.
• Privacy by Design: Implementare sistemi con garanzie di privacy integrate.
• Limitazione del Monitoraggio in Tempo Reale: Ridurre al minimo il tracciamento continuo.
• Comunicazione Chiara: Informare dettagliatamente i dipendenti sulle pratiche di monitoraggio.
• Revisioni Periodiche: Aggiornare regolarmente le politiche di monitoraggio.

Futuro del Monitoraggio sul Lavoro: tecnologia e Diritti dei Lavoratori

L’evoluzione tecnologica continuerà a influenzare le modalità di monitoraggio dei lavoratori in Italia. Le aziende devono mantenersi aggiornate sulle normative e sulle best practice emergenti per bilanciare innovazione e tutela dei diritti dei lavoratori.

Conclusione: Equilibrio tra Efficienza Aziendale e Diritti dei Lavoratori

Il monitoraggio dei lavoratori attraverso app e tecnologie digitali rappresenta una sfida complessa per le aziende. Un approccio equilibrato, che rispetti la normativa vigente e i diritti dei lavoratori, è essenziale per creare un ambiente di lavoro produttivo e conforme alla normativa.

Le implicazioni tecniche e legali, peraltro, sono particolarmente complesse e delicate talché è facile incorrere in pesanti sanzioni in caso di erronee valutazioni. Per questo motivo è fondamentale che le aziende si rivolgano a professionisti esperti in diritto del lavoro e protezione dei dati personali prima di implementare qualsiasi sistema di monitoraggio.