Un buon contratto scritto dovrebbe essere considerato come parte integrante della dotazione di un imprenditore o di un professionista. E’ necessario quanto tutti gli altri strumenti aziendali.

Se è di qualità scadente, gli effetti negativi si ripercuoteranno sul tuo lavoro, alimentando ansie e, talvolta, danni di natura economica.

Eppure nella mia carriera di legale accade non di rado di trovare documenti scritti male, contraddittori, non in linea con le esigenze o le aspettative della parte che lo ha redatto. Stupisce, inoltre che tali errori si ravvisino persino nella modulistica contrattuale di grandi aziende in contratti che vengono proposti a migliaia di utenti. Per non parlare poi di coloro che ai propri clienti forniscono software per la composizione automatica dei documenti legali e poi vengono dal legale per la propria contrattualistica, nel ragionevole timore che il loro prodotto  non li tuteli abbastanza.

Se hai bisogno di una linea contrattuale per la tua attività di social media, in questo articolo ti spiegheremo quali aspetti dovranno essere adeguatamente regolati dal tuo contratto.

Che cos’è un contratto di gestione dei social media?

Un contratto di social media management è un accordo scritto tra due soggetti un committente e un cliente.

Prima di avviare una collaborazione, committenti e clienti in genere firmano accordi di social media marketing per disciplinare le condizioni del loro rapporto.

In linea di massima, sotto il profilo giuridico, se l’attività oggetto del contratto è fornita da una società, si ricorrerà allo schema dell’appalto disciplinato dall’art. 1655 c.c.; se, invece, l’attività viene resa da una persona fisica, si utilizzerà lo schema del contratto d’opera regolato dall’art. 2222 c.c.

Quando entrambe le parti firmano un contratto di gestione dei social media, esse si vincolano legalmente, a condizione che il contratto sia scritto in modo che non contenga clausole essenziali nulle.

La presenza di una clausola nulla o annullabile potrebbe, infatti, consentire alla parte interessata ad approfittarne, ad agire per invalidare l’intero accordo.

Perché hai bisogno di un contratto scritto?

Un accordo scritto è fondamentale per qualsiasi rapporto d’affari per evitare sgradevoli incidenti di percorso. Ecco una panoramica dei più frequenti:

• Obiettivi non chiari: un accordo scritto deve delineare chiaramente gli obbiettivi per entrambe le parti. Una chiara esposizione delle premesse potrà blindare l’interpretazione del contratto, potendosi in tal modo ricostruire esattamente quale fosse la comune intenzione delle parti.
• Tempistiche vaghe:  con un accordo, tutte le persone coinvolte ottengono un programma chiaro per il progetto o la campagna. I termini, tuttavia, devono essere formalizzati in modo legalmente efficace.
• Costi non preventivati: sei preoccupato per la negoziazione di fatture con i liberi professionisti o sei preoccupato per quanto addebitare come appaltatore al cliente finale? Un buon accordo non deve lasciare nulla al caso. Vanno, infatti, contrattualizzati anche i costi non preventivabili. Ci sono diversi modi per mitigare il rischio da costo non preventivato. Un buon consulente legale saprà indicarti l’opzione più adatta alle tue esigenze dopo averti ascoltato.
• Responsabilità: sei un bravo professionista, oppure la tua azienda di social media marketing è un’azienda seria ed il cliente pare affidabile, ma allora che cosa mai potrà andare storto? Un legale esperto dovrà aprirti gli occhi su tutti i possibili scenari e prevedere in modo giuridicamente vincolante le conseguenti limitazioni o esoneri di responsabilità.

Dieci clausole da includere in un contratto di social media management ed una da evitare

Tralasciando le clausole di routine che possiamo ritrovare in ogni contratto, per esperienza, nei miei contratti non tralascio mai di descrivere in modo puntuale:

1. Definizioni

Proprio così, definire il significato dei termini è fondamentale. Mi è accaduto di trovare che il pagamento di un secondo acconto, dovesse avvenire alla consegna di “una bozza” del materiale. Peccato che ciascuna delle due parti avesse un’idea molto diversa del concetto di bozza.

E’, quindi, fondamentale che le parti siano entrambe consapevoli del significato e della portata dei termini usati, cioè delle parole.

2. Oggetto

Va spiegato lo scopo del lavoro. Questa sezione descrive in dettaglio tutto il lavoro e i risultati perseguiti.

Ripeto: le premesse, che vanno enunciate correttamente, saranno molto utili per interpretare il contratto. Una volta scritte le premesse, però, si passa alla stesura del contratto vero e proprio ed il primo scoglio da superare è la definizione dell’oggetto.

Qui si tratta di chiarire chi fa che cosa e di essere il più specifici possibile nella descrizione di ogni attività.

L’oggetto può variare in base alla natura del progetto o della campagna coinvolti. Ma, per iniziare, ti consiglierei di riflettere su questi aspetti:

• Tipo di progetto, che potrebbe essere lo sviluppo di una strategia sui social media, la gestione continua dei social media o l’esecuzione di una campagna di advertisment.
• Canali che il contraente utilizzerà o gestirà, da Facebook e Instagram a YouTube e Twitter, Linkedin, etc etc
• Numero di post a pagamento e/o organici che il contraente creerà ogni settimana o mese o nel corso della campagna
• Quante foto, grafica, video produrrà l’appaltatore o se il cliente sarà responsabile delle risorse creative

3. Obbligazioni accessorie per il committente e per l’appaltatore

Dopo aver descritto puntualmente il processo della lavorazione, è indispensabile delineare anche il successivo processo di modifica o approvazione.

Se si prevede che  l’appaltatore debba fornire uno o più cicli di modifiche, è bene mettere tutto nero su bianco sin dall’inizio. Inoltre va chiaramente indicato il tempo massimo che deve trascorrere prima che la tua controparte risponda a commenti, messaggi diretti o altri impegni.

Lo scopo del lavoro dovrebbe includere anche una tempistica per i risultati. Puoi elencare date specifiche per un progetto occasionale. Per le campagne in corso o i risultati ricorrenti, puoi dichiarare, per esempio, ogni venerdì o l’ultimo giorno lavorativo di ogni mese.

4. Scadenza e recesso

Se il progetto è a tempo indeterminato va disciplinato in modo corretto, efficace e giuridicamente valido il diritto di recesso di ciascuna delle due parti:

• Con quanto preavviso?
• Con quali penali, se ce ne sono?
• In che modo deve essere fatta la comunicazione?
• Come vanno conteggiati i lavori in corso non ancora completati?
• Come va scritta ed approvata una clausola di rinnovazione tacita annuale?

Diverso dal recesso che non necessariamente deriva da un’insoddisfazione è la risoluzione per inadempimento che, invece, consegue ad una violazione contrattuale della controparte.

Anche in questo caso si tratta di formalizzare correttamente la clausola: ci accontenteremo di una clausola risolutiva espressa, oppure determineremo anche una clausola penale, salvo il diritto al maggior danno?

Anche in questo caso la perimetrazione degli inadempimenti dai quali potrà scattare la clausola risolutiva dovrà essere puntuale, chirurgica, incisiva.

Si tratta di scelte che andranno discusse con il proprio legale e poi formalizzate in modo corretto per non avere spiacevoli sorprese in caso di formulazione nulla della clausola.

5. Corrispettivo

Il puntuale pagamento del corrispettivo non è solo l’obiettivo di ogni attività produttiva, ma anche il modo con cui ciò che facciamo riceve il suo tributo di rispetto e considerazione.

Anche per questa clausola, dunque, massima attenzione. Il diavolo, infatti, sta nei dettagli. Il compenso va quantificato in modo puntuale, precisando se eventuali e quali costi sostenuti dal social media manager non siano compresi.

I termini di pagamento devono essere essenziali nel significato giuridico del termine, perentori e vanno previste delle penali in caso di mancato puntuale adempimento.

I termini possono essere a data fissa, a periodo oppure dal verificarsi di un evento contrattuale. In ogni caso, non ci dovranno essere margini di dubbio.

6. Copyright e diritti di immagine

Nella maggior parte dei casi, i contenuti dei social media appartengono al profilo che li pubblica. Per evitare contenziosi è essenziale:

1. Che se il committente ti fornisce risorse (foto, scritti, brani musicali) dichiari di averne i diritti di copyright o averne ottenuto licenza dal titolare del copyright o del marchio;
2. Che se il committente ti fornisce delle foto ritraenti persone fisiche, egli ne abbia ottenuto la liberatoria per il diritto di immagine e il consenso sotto il profilo della protezione dei dati;
3. Se, invece, il contenuto è di tua proprietà, ed intendi trasferirne la proprietà al committente, si dovrà prevedere che ” l’ Appaltatore trasferisce la copia e il copyright della risorsa creativa al Cliente al momento della consegna.” 
4. Allo stesso modo, se vorrai che non tutto il materiale sia trasferito al committente, dovrai precisarlo nel contratto. Ad esempio, se durante l’attività verrà impartita anche la formazione,  è prudente chiarire che l’appaltatore possiede la proprietà intellettuale  su detto materiale anche dopo la consegna.

7. NDA (non disclosure agreement o clausola di riservatezza)

Che tu rappresenti un marchio o un’agenzia, hai senza dubbio molti dati  da gestire. Per impedire  di condividere pubblicamente o con terzi i tuoi piani e processi, includi una dichiarazione di riservatezza che vieti la divulgazione e/o comunicazione e/o trasmissione di queste informazioni.

Questo vale soprattutto nei contratti con i freelance di cui potresti avvalerti.

Ad esempio, potresti elencare le seguenti informazioni:

• Prodotti in fase di sviluppo
• Social media e approfondimenti di marketing
• Dati finanziari e business plan

Tieni presente che chiedere ai freelance di mantenere riservate le informazioni non impedisce agli stessi di cui ti avvali di rivendicare pubblicamente la tua attività o agenzia come cliente. Se non desideri che i tuoi freelance rivelino la tua relazione, potresti aver bisogno di un accordo di non divulgazione (NDA) separato.

8. Garanzie

Almeno due aspetti vanno sempre considerati:

• Il risultato
• Eventuali contenuti pregiudizievoli per l’immagine del committente

Se hai lavorato a lungo nel social media marketing, sai che è quasi impossibile garantire risultati. Algoritmi, stagionalità, concorrenza e altri fattori possono influenzare i risultati delle attività di marketing.

Ma se si richiede al social media manager di soddisfare dei risultati minimi, è possibile specificare le metriche. Ad esempio, è possibile richiedere un certo ritorno sulla spesa pubblicitaria o un valore di acquisto per le campagne pubblicitarie. In questo caso, cioè se il committente dovesse richiedere tale indicazione, occorrerà porre molta attenzione nella formulazione della clausola, prevedendo soluzioni per mitigare le conseguenze di eventuali risultati deludenti.

L’altro grande tema è rappresentato dai contenuti: uno scivolone può sempre accadere anche ai più bravi. Un tweet sbagliato può scatenare un campagna di hate speech contro il brand. Ed allora che fare?

Anche in questo caso, meglio prevenire che curare.

• Regola n.1: il processo di approvazione dei contenuti va formalizzato per iscritto;
• Regola n.2: al processo di cui sopra vanno agganciate le opportune clausole di limitazione o esonero della responsabilità.

9. Controversie tra le parti

La scelta del Foro competente non è mai né scontata, né banale. Un legale esperto della materia vi saprà consigliare quale sia il foro più adatto alla vostra realtà.

Saranno possibili anche clausole compromissorie e di mediazione, da scegliersi con cautela, soprattutto in un’ottica di deflazione del contenzioso e di contenimento dei costi.

10. Firme

Ed eccoci alle dolenti note: le firme. Qui se ne vedono di tutti i colori. Contratti non firmati da entrambe le parti o ancora documenti contrattuali diversi sottoscritti da ciascuna delle parti, per non parlare delle clausole vessatorie, non controfirmate o richiamate in modo giuridicamente invalido.

A questo si aggiunge la problematica dei contratti sottoscritti online. Come vanno sottoscritti? E’ sufficiente una spunta o una doppia spunta o serve qualcos’altro?

Anche in questo caso il “fai da te” è da evitarsi poiché la casistica è estremamente varia e la giurisprudenza sul punto alquanto articolata.

11. Privacy

Al contratto commerciale va collegato un atto di nomina a responsabile esterno del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Fornirete nel contempo anche la vostra informativa privacy ed aggiornerete il vostro registro dei trattamenti ex art. 30 GDPR.

Vedo ancora la clausola di consenso privacy nei contratti commerciali; è sbagliato perché la privacy va disciplinata  a parte con documenti più complessi, non con una singola clausola. Peraltro la sottoscrizione del contratto commerciale non copre la sottoscrizione della clausola privacy, dovendo il consenso privacy essere granulare e specifico, ammesso e non concesso che la base giuridica del trattamento dei dati personali possa essere in questo caso il consenso. Questo mi induce a pensare che non siano state rilasciate né le informative ai sensi dell’art.13 GDPR, né l’atto di nomina a responsabile esterno sopra citato.

Conclusioni

Nel pacchetto che proponete ai vostri clienti vi è anche il contratto. Questo documento non è solo uno strumento con cui poter avviare una relazione seria con la vostra controparte contrattuale, ma, in qualche modo anche il vostro biglietto da visita o, se preferite,  un elemento che da subito dovrà contribuire ad innalzare la vostra immagine e guadagnarvi rispetto.